의료인력 개인정보, 채용부터 퇴사까지 처리기준은?

• 민감정보 수집 원칙적으로 금지…퇴직 후 최소 3년간 별도보관

의료인력 개인정보 처리는 어떻게 해야할까?

지난해 4월부터 병의원, 약국 등에도 개인정보보호법이 시행되고 있다.

하지만 보건의료 전문인력을 채용하는 순간부터 고용이 종료되는 시점까지 수집하거나 폐기해야 하는 개인정보 기준이 제대로 알려지지 않은 상황이다.

한국정보화진흥원 김두현 부장이 20일 대한병원협회 주최로 열린 '의료법 및 개인정보보호법 쟁점 실무연수 교육'을 통해 밝힌 의료인력 개인정보 처리기준을 요약해본다.

의료인력 개인정보는 채용준비단계, 채용결정단계, 고용유지단계, 고용종료단계 등 4단계에 따라 처리기준이 달라진다.

◆채용 준비단계= 의료기관에서 의료인력 채용시 반드시 필요하다고 인정한 개인정보는 최소 수집 원칙에 근겋해 정보주체 동의 없이 수집·이용이 가능하다.

의료기관별로 인재 선발에 필요한 개인정보 종류를 결정할 수 있기 때문이다.

전형단계 별로 서류전형, 신체검사 등으로 나뉠 수 있는데 서류전형에서는 고유식별정보(주민등록번호 등) 및 직무와 무관한 민감정보(정치적 성향, 신체정보 등)는 수집할 수 없다.

신체검사에서는 직무수행가능 여부 판단을 위해 필요 최소한의 건강정보를 수집해야 하며, 동의를 받아 실시해야 한다.

채용이 종료되면 입사지원자 정보는 지체없이 파기하는게 원칙이다.

◆채용 결정단계=채용이 결정될 경우 요양기관은 ▲법령준수 ▲근로계약 체결·이행 및 개인정보 처리 동의가 필요한 사항에 따라 근로자 개인정보를 수집할 수 있다.

법령에 따라 근로계약서, 근로자명부, 임금대장 등을 작성하기 위한 근로자 개인정보 수집은 동의 없이 처리가 가능하다.

근로기준법 제41조와 제48조에 따라 성명, 주민등록병원, 주소, 이력, 업무의 종류 등을 조사할 수 있다는 얘기다.

소득법세에 따른 연말정산 등 법령상 의무준수를 위한 주민등록번호 수집은 근로자 및 그 가족의 동의 없이 처리할 수 있다.

근로계약서에는 본인 확인을 위한 주소, 연락처만 기록하고 불필요한 개인정보는 작성하지 않아도 된다.

개인정보 처리시 동의가 필요한 제3자 제공, 홈페이지 직원정보 공개 등이 필요한 사항이 발생할 것을 대비해 최초 근로계약 체결시 동의를 획득하는게 좋다.

계약서에 명시하지 않았다면 별도의 동의서를 통한 동의 등 다양한 방법이 가능하다.

◆고용유지 단계=전보, 파견 등 인력배치 및 이동과 같이 근로 계약 이행을 위한 개인정보는 동의 없이 활용이 가능하지만, 이 같은 내용을 외부에 공개할 경우 근로자의 동의가 확보돼야 한다.

인사평가는 근로계약의 이행 유지를 위해 불가피하므로 동의가 필요하지 않으며, 열람을 요청할 경우 객관적 성과 실적 정보는 특별한 사유가 없는 한 공개하되, 주관적 평가정보는 제한적 공개나 공개 거부가 가능하다.

급여, 성과급, 복지포인트 등은 개인정보 이기 때문에 제3자 제공시 동의가 필요하다. 근로자 교육을 위탁할 경우에는 문서에 명시해야 한다.

◆고용종료 단계=퇴직 근로자의 개인정보는 경력증명 및 근로계약에 관한 정보를 제외하고 지체없이 삭제해야 한다.

근로자 경력 증명 등에 관한 정보는 퇴직후 3년간 별도 보관할 수 있으며, 3년 이상 경력증명정보를 보관하고자 할 경우 퇴직 시점에 동의를 얻어야 한다.

보관기간이 종료된 개인정보는 복구, 재생되지 않도록 없애야 한다. 퇴직 근로자의 개인정보 제공을 요구받은 경우 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 동의를 받은 후 제공해야 한다.

한국정보화진흥원이 하는 일

한국정보화진흥원 개인정보보호사업부는 지난 2월 15일부터 5월 15일까지 보건복지부로부터 '보건복지분야 개인정보보호 업무 편람 및 가이드라인 개발'을 주제로 연구용역을 받아 업무를 수행해 왔다. 지난 3개월 동안 병원협회, 의사협회, 의무기록협회, 약사회, 장애인·노인·사회복지시설 등 7개 협회에서 86개 질의를 받아 현장 방문 및 인터뷰를 진행했다. 세부영역별 개인정보보호 가이드라인에 대한 검토의견을 수렴한 이후 17일 복지부에서 최종보고회를 열었다.