"청구SW·POS로 나홀로 약국 거뜬히 운영"

• |이·약·궁|영업이익 확인·거래처·재고 관리 활용...경영효율화 일조

[42]경기도 부천시 아름다운약국

나홀로약국에서 약국장은 슈퍼맨이 돼야한다. 약사 본연의 업무인 조제, 투약, 복약상담은 물론이고 경영, 세무, 법률부터 약 재고파악과 주문까지 모두 약사 1인의 몫이다.

별다른 시스템이 갖춰져있지 않다면 자칫 약국 경영은 주먹구구로 흘러갈 수 있다. 물리적으로 약사 한명이 경영 전반의 업무를 맡아하기가 쉽지 않기 때문이다.

하지만 그 약국만의 시스템을 갖추고 약국에서 평소 이용 중인 프로그램들을 적절히 활용하면 스마트한 약국으로 거듭나기가 그리 먼 이야기는 아니다.

최은주 약사가 운영 중인 경기도 부천의 아름다운약국은 그 대표적인 약국 중 한곳이다.

나홀로약국이지만 여느 중대형 약국보다 영업 이익 파악과 취급 품목의 재고, 반품 관리, 거래처 관리 등 완벽한 경영 시스템이 구축돼 있다. 약국을 찾는 영업사원들도 혀를 내두를 정도이다.

별다른 시스템을 도입한 것도 아니다. 약국에서 흔히 사용하는 청구 프로그램과 POS를 조금 더 '똑똑하게' 활용할 뿐이다.

최 약사의 이 같은 비법이 알려지면서 분회 연수교육 강의는 물론 최근 '소규모 약국의 경영 시스템 구축'에 관한 논문으로 경기약사학술제에서 동상을 수상하기도 했다.

데일리팜이 최 약사의 약국 프로그램 100% 활용 방법을 알아봤다.

◆"우리 약국 얼마나 버나"…영업이익 따져보기=최 약사가 인근에 의원 하나 있는 소규모 동네약국을 운영하면서도 POS 등을 갖춘 데는 그만한 이유가 있다.

병원약사로 10년 넘게 일하며 중간관리자까지 거치면서 약국에도 나름의 시스템이 존재해야 된다고 판단했기 때문이다.

최 약사는 9년 전 약국 개업과 동시에 당시 일반 소매업종에서도 생소했던 POS를 약국에 도입했다. 약국의 영업이익과 이익률을 정확히 파악하기 위해선 POS 도입이 필요하다고 판단했기 때문이다.

최 약사가 POS를 도입한 첫 번째 이유는 약국의 수입을 확인하고 관리하기 위해서다. 근무약사 시절 예상 외로 소규모의 경우 매월의 이익, 이익률 등을 제대로 파악하지 않는 약국이 적지 않다는 것을 알았다.

이후 약사는 개국과 동시에 POS를 통해 일반약과 부외품까지 모든 약국 이익을 계산하고 있다.

조제분의 경우 청구 프로그램으로 이익이 자동 계산되지만 그 외 수입에 대해선 약사가 별도로 기록하지 않는한 철저하게 파악해 통계를 내기가 쉽지 않다.

그래서 최 약사는 9년 전부터 POS에 일반약 사입단가를 다 입력하고 판매 시에도 따로 입력하고 있다. 시시각각 사입 단가가 변화하기 때문에 일부 오차도 있지만 잠깐의 수고로 비교적 정확하게 조제와 일반약 판매 이익비율을 비롯해 당일의 약국 이익을 합산해 파악이 가능해 진다.

이 통계를 토대로 월별 이익을 계산하고 이 이익에서 고정비와 변동비를 합산한 경비를 공제해 약국의 총 순이익을 산출할 수 있다.

최 약사는 "생각보다 내가 약국에서 그날, 또는 그달 정확히 얼마의 순이익을 남겼는지도 모르는 경우가 적지 않다"며 "정확히 일, 월별 순이익을 파악하면 앞으로 경영 계획을 수립하는데도 적지 않은 도움이 된다"고 말했다.

◆"재고 파악, 관리만 제대로 해도"=재고는 또 하나의 약국의 빚이나 다름없다. 불용재고 관리가 제대로 되지 않을 경우 약국도 흑자도산 위험에 빠질 수 있는 경우도 배제할 수 없다. 그만큼 정확한 재고파악이 약국 경영에는 빠질 수 없는 부분 중 하나다.

재고관리가 제대로 안되면 환자 응대에도 차질이 생길 수 있다. 소규모 약국의 경우 주문 수량이 소량이다보니 자칫 재고가 떨어져 판매가 불가능한 상황도 발생할 수 있다.

직원이 없는 약국이라도 POS를 사용하면 일별 사용 품목의 사용량 파악 등이 가능하다. 그날 사용한 조제약 발주를 내는데 있어 사입, 반품 기록을 토대로 한 통계는 재고 관리의 편의성을 증대시킨다.

약국에서 평소 사용하는 청구 프로그램도 재고 관리에 활용이 가능하다. 사입과 반품을 제대로 기록할 경우 약국 재고금액을 일반약과 전문약, 향정신성 의약품과 오남용 의약품 등으로 구분해 검색 할 수 있기 때문에 재고파악이 용이해지기 때문이다.

최 약사는 "이익 파악과 더불어 중요한 것 중 하나가 재고파악과 관리"라며 "평소 사용 중인 프로그램을 활용해 사입과 판매, 반품만 제대로 기록하면 재고관리에 어려움이 없다. 제조번호, 유효기간까지 기입해 두면 악성재고의 처리, 반품에도 용이하고 회수 대상 의약품 조회에도 도움이 된다"고 말했다.

최 약사는 소규모 약국이라 할지라도 지금 사용 중인 프로그램들을 더 신경써서 바라보고 활용하면 또 다른 약국 경영의 해법을 찾을 수 있다고 조언한다.

최 약사는 "사용 중인 프로그램이 다양한 기능을 제공하지만 무관심과 입력에 대한 부담 등으로 이미 존재하는 편의성이 사장되는 경우가 적지 않다"며 "약국 규모가 소규모일때 무심해질 가능성도 있지만 새로운 인식을 가진다면 보다 알찬 약국 경영이 가능하다"고 조언했다.