"제약-도매, 공급내역 보고 불일치 이렇게 대처를"

• 정보센터, 오류사유 안내…실거래 일자·표준코드 등 확인해야

제약·도매 업체들이 의약품종합정보센터에 매달 보고하는 공급내역에서 실거래 일자와 반품 여부, 표준코드가 잘못 기재될 경우 약국 등 요양기관 구입내역과 불일치하게 되므로 주의가 요구된다.

또한 공급규격에 맞게 기재해 보고해도 반송되면 약품 규격이 아닌 총수량을 기재해 재보고 해야 한다.

정보센터는 13일 이 같은 내용의 공급내역보고 오류사유를 공개하고 그 유형과 수정 및 반송보고 방법을 안내했다.

◆공급내역 점검 단계 및 추가 기능= 정보센터가 점검하는 공급내역보고는 크게 3단계로 1단계 기재점검, 2단계 전산점검, 3단계 담당자점검 절차를 거친다.

1단계 기재점검은 숫자나 문자형 착오와 누락 등 보고항목별 작성요령을 점검하고, 이를 통과하면 2단계 전산점검으로 넘어간다.

2단계에서는 표준코드 및 공급업체와 관련한 각종 마스터와 연계해 표준코드와 사업자등록번호, 공급일자 등을 점검한다.

마지막 3단계에서 전산점검 상 오류를 담당자가 재확인해 약가 상한가나 평균가를 활용한 단가오류를 최종 점검한 뒤 오류가 발견되면 업체에 반송조치 하게 된다.

최근 정보센터는 업체 수정보고의 편의를 위해 ▲요양기관 기호 확인 ▲업체 품목별 매입매출 내역 확인 ▲반송 건 처리 확인 ▲공급실적 조회 등 신규 시스템을 전산에 탑재했다.

◆전산점검서 집계되는 오류 유형= 업체들이 공급내역보고 시 가장 많이 오류를 범하는 부문은 단가보고로 전체 오류의 절반인 50%에 달한다. 표준코드에 해당하는 공급단가가 상한가와 상이한 경우다.

이어 사업자등록번호와 요양기관 기호가 맞지 않은 경우가 25%를 차지했고, 표준코드에 해당하는 공급규격을 기재하지 않은 경우도 10%에 달했다. 기타 표준코드나 공급일자를 틀리게 보고한 경우 등도 15%로 나타났다.

반송받은 내역을 수정보고해야 할 경우 정보센터 홈페이지에서 표준코드와 사업자등록번호는 직접 수정이 가능하며, 기존 내역이 틀리지 않았다면 유선으로 정상처리를 요청하면 된다.

◆오류(반송) 유형별 대처법= 공급내역보고를 완료했음에도 약국 등 의약품을 취급하는 요양기관의 구입내역과 다르거나 보고되지 않은 것으로 나타날 때는 정상처리된 건이라도 해당 요양기관에서 요청한 날짜와 실제로 공급한 날짜를 모두 확인해야 한다.

이 때는 해당 기간 안에 반품이 발생했거나 표준코드가 정확하지 않은 지 확인해야 한다. 정보센터는 허가 취소 품목들이 보고됐거나 급여 외 품목이 포함됐을 수 있다고 설명했다.

공급규격에 맞게 기재했더라도 반송처리되는 경우도 있다. 이는 표준코드에 해당하는 공급규격을 기재하지 않았을 때 발생하는 것으로, 약품 규격이 아닌 총수량을 기재해 재보고 해야 한다.

사업자등록번호와 요양기호가 매칭되지 않는다면 기호 오류를 확인하되, 때에 따라서는 폐업 기관의 폐업일자 이후 출고 건이 발생된 것으로 기록되거나 요양기관 기호 부여 전 반품 건이 발생한 것인 지 살펴봐야 한다.

경쟁 입찰과 수의계약, 공급형태를 정확하게 기재하지 않거나 폐기 건 또는 비매품임에도 공급단가와 금액을 기재하면 오류를 일으켜 반송되므로 확인이 필요하다.